Khi một ngày mới bắt đầu, chúng ta được thượng đế cấp phát cho 24h. Trong khoảng thời gian này, mỗi người sẽ có cách sử dụng khác nhau, nhưng có một điều bạn phải thừa nhận, chúng ta đang lãng phí rất nhiều thời gian mỗi ngày.
Bài viết này sẽ là một lời nhắc nhở để bạn biết rằng: “Bạn không có nhiều thời gian như bạn nghĩ”. Theo thống kê của tổ chức y tế thế giới – WHO:
Tuổi thọ trung bình của người dân thế giới hiện nay là khoảng 71 tuổi, trong đó chúng ta dành hơn 26 năm để ngủ và hơn 4 năm 4 tháng để ăn uống.
Cách quản lý thời gian hiệu quả
Vậy khoảng thời gian còn lại, bạn sẽ sử dụng như thế nào? Có thể bạn đã từ lâu ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian sao cho hiệu quả. Nhưng có một điều bạn phải nhìn nhận sự thật rằng: “Bạn chưa bao giờ cố gắng để giành lại từng phút, từng giờ cho cuộc đời mình”.
Thời gian không chờ đợi ai cả
Nếu bạn nghĩ bạn còn trẻ, bạn có nhiều thời gian thì khoan đã. Hãy chơi một trò chơi này nhé!
Đầu tiên, hãy chuẩn bị một tờ giấy hình chữ nhật. Tờ giấy này tượng trưng cho sinh mệnh của bạn với hai đầu là “0” và “100”. (Số tuổi bạn có thể sống tối đa là 100!)
Sau đó cắt tờ giấy đó thành mười phần bằng nhau. Kế tiếp, rút số tờ tương ứng với số tuổi của bạn và vứt đi.(VD: Bạn 20 tuổi thì rút 2 tờ).
Tiếp tục, dự kiến số tuổi bạn muốn nghỉ hưu và lấy thêm số tờ nghỉ hưu đó và vứt đi. Số tờ còn lại chính là số năm làm việc còn lại của bạn. (Ví dụ bạn muốn nghỉ hưu ở tuổi 60 thì rút 4 tờ)
Cuối cùng, mỗi ngày bạn có 24h, trung bình 8h để ngủ, 8h để làm việc, 8h để ăn uống, trò chuyện, giải trí,… (Thời gian làm việc chiếm 1/3 ngày). Vậy, trong số tờ còn lại, bạn hãy cắt đi 2/3, phần còn lại chính là thời gian bạn cần phải làm việc để có thể đảm bảo cuộc sống cho số tờ bị vứt đi (đó là khoảng thời gian bạn an uống, ngủ nghỉ, và sau khi nghỉ hưu).
Vậy bạn còn bao nhiêu thời gian? Vô cùng ít!
Thời gian sẽ không vì ai mà thay đổi
Với khoảng thời gian còn lại vô cùng “ít ỏi” đó, bạn phải làm việc thật chăm chỉ thì mới có thể sống một cách “yên ổn” tới cuối đời. Nhưng nếu bạn không biết cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả thì cuộc đời của bạn sẽ gặp rắc rối lớn! Vậy, đâu là nguyên nhân khiến chúng ta lãng phí thời gian?
Làm việc bận rộn nhưng không có hiệu quả
Chúng ta thường rơi vào bẫy bận như sau
- Bận linh tinh: Bạn không có mục tiêu cụ thể, bạn không biết bản thân mình muốn gì, phải nên làm gì. Do đó bạn lãng phí rất nhiều thời gian, sức lực cho những công việc vô ích.
- Bận lộn xộn: Bạn không biết công việc nào là quan trọng, công việc nào là không quan trọng. Bạn không biết cách sắp xếp công việc, phân bổ thời gian hợp lý. Có lúc một công việc không quan trọng nhưng bạn lại dành quá nhiều thời gian cho nó.
- Bận vô ích: Bạn dành rất nhiều thời gian vào một công việc nào đó nhưng cuối cùng bạn mới biết đó là một công việc hết sức vớ vẩn.
Có những công việc bạn làm nhưng không có hiệu quả. Vâng! Đã đến lúc bạn cần một phương pháp mới. Nhưng thay vì thay đổi, cải tiến cách làm thì bạn vẫn cứ tiếp tục làm lại những cách làm cũ dù biết không có kết quả. Lãng phí rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.
Bạn đang làm việc hiệu quả hay là làm việc nhiều
Bạn đã lập kế hoạch công việc cần làm trong ngày chưa?
Đa phần mọi người thường làm việc một cách ngẫu hứng, tự phát. Nếu hôm nay có việc sếp giao thì làm, không có thì thôi! Nếu bạn không biết mình cần phải làm những gì trong ngày, bạn đang cực kỳ lãng phí thời gian của mình.
Một kế hoạch tựa như một tấm bản đồ vậy. Bạn sẽ biết mình cần phải đi đâu, đi con đường nào!
Chắc bạn sẽ không muốn đi “ra biển” để “leo núi” chứ? Một kế hoạch danh sách công việc cần làm trong ngày cũng vậy. Biết được những thứ mình cần phải làm và tránh những thứ gây xao nhãn thì bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong ngày của mình rồi đấy.
Một phút lập kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm 10 phút thực hiện
Có 3 lý do mà mãi đến bây giờ bạn vẫn chưa có nỗi một kế hoạch “công việc” cho riêng mình:
Bạn không có định hướng trong cuộc sống
Bạn không có đam mê, không tìm được mục tiêu. Bạn luôn ở trong trạng thái an toàn. Cảm thấy mọi thứ đã ổn rfồi nên không muốn tiếp tục cố gắng, phấn đấu hơn nữa.
Bạn không tìm được lý do để thay đổi
Động lực chính là thứ thúc đẩy chúng ta làm việc, nhưng đó lại là cái mà bạn không có. Hầu hết chúng ta làm một việc gì đó đều có một “mục đích” cả.
Những người lười biếng, thích sống an nhàn thường là do họ không có động lực để thay đổi, chỉ vậy thôi. Họ cảm thấy mọi thứ xung quanh họ như vậy là đã ổn.
Đối với họ: “ ƯỚC MƠ LỚN NHẤT CHÍNH LÀ MỘT CÔNG VIỆC ỔN ĐỊNH”.
Mọi người rất giỏi cho việc định hướng cho người khác nhưng lại không định hướng nổi cho chính mình
Bạn không có “thói quen”
Bạn hiểu rõ được lợi ích của việc “lập kế hoạch”. Nhưng bạn không tạo được cho mình thói quen đó. Đây chính là sự khác nhau giữa người “biết tuốt” và người “biết và làm ngay”.
Đặc điểm của người “biết tuốt” là cái gì họ cũng biết. Nhưng hỏi họ đã làm chưa… ờ… Chưa! Việc “đọc sách” là một ví dụ thực tế, đa số mọi người chỉ đọc để biết, chứ không phải đọc để làm!
Thế giới trở nên tốt đẹp hơn như ngày nay là nhờ những con nguời biết hành động.
Sẽ chẳng có điều gì xảy ra cho đến khi bạn hành động
Nếu bạn hỏi làm sao để tạo ra thói quen? Thay vì cứ hỏi làm sao, hãy cứ làm đi.
Bắt đầu với một hành động nhỏ đến mức ai cũng có thể làm được. Một thói quen chỉ đơn giản bắt đầu từ một hành động nhỏ được lặp đi lặp lại mỗi ngày.
Sai lầm của nhiều người: Tham lam đặt quá nhiều mục tiêu hoặc đặt mục tiêu quá lớn, vượt quá khả năng của bản thân khi mới bắt đầu tạo thói quen.
Quy tắc số 3
Khi đặt ra quá nhiều, bạn đang ép bản thân vào một khuôn mẫu. Nhưng khi bộ não của bạn vẫn còn chưa kịp thích nghi thì nó lại phải làm việc quá tải. “Ức chế” và “Chống lại” là điều hiển nhiên.
Thói quen KHÔNG “phụ thuộc” vào việc bạn làm bao nhiêu việc, nó dựa vào mức độ bạn “thường xuyên” lắp đi lặp lại nó trong một khoảng thời gian dài.
Bạn sẽ trở thành những gì mà bạn thường xuyên làm
Bạn có đang là người ham việc?
Người ham việc thường là những người lúc nào cũng bận rộn. Họ làm tất tần tật mọi việc, kể cả việc của nguời khác. Đặc điểm của người này là họ không biết từ chối, thích làm hài lòng mọi người! Người ham việc lúc nào cũng bận rộn. Người khác nhìn vào nghĩ họ là người làm việc có hiệu quả. Nhưng không, họ chỉ đang bận rộn!
Nguyên tắc Pareto
Tức là trong toàn bộ công việc mà bạn đang làm trong ngày, chỉ có 20% khối lượng công việc nhưng lại đóng góp tới 80% kết quả của ngày hôm đó.
Thế nên hãy tập trung vào công việc mà bạn cho là quan trọng nhất. Nếu bạn muốn vẽ ra công việc, bạn có thể vẽ ra cả ngàn thứ! Nhưng nếu bạn hỏi đâu là công việc quan trọng nhất đối với bạn, thì con số đó lại không lớn hơn 5.
Làm ít thôi, nhưng năng suất là cách giúp bạn tiết kiệm được một lượng lớn thời gian trong ngày.
Đâu là điều quan trọng nhất đối với bạn trong cuộc đời?
Hãy tập trung vào những thứ bạn cho là có ý nghĩa đối với cuộc đời bạn. Từ cơ sở đó bạn có thể làm những việc cần thiết để đạt được điều đó. Khi bạn đã biết đâu là điều có ý nghĩa đối với bạn, bạn chắc chắn sẽ điều chỉnh thời gian một cách hợp lý để theo đuổi và “cháy” hết mình với nó.
Rất nhiều người sau bao nhiêu năm làm việc, mới tự hỏi bản thân mình rằng:
“Mình tồn tại trên đời này là vì điều gì vậy”? Câu hỏi đó có quá muộn không?
Nếu bạn biết được “đam mê” của mình, bạn đã là một người rất may mắn rồi đấy. Vì ngoài kia có biết bao nhiêu con người vẫn ngày đêm miệt mài làm việc nhưng mãi đến giờ, họ vẫn chưa biết họ đang làm vì điều gì?
Thoáng một chốc, họ đã đến tuổi “thập tử nhất sinh”, lúc này họ mới chịu dừng lại để suy nghĩ. Lãng phí biết bao nhiêu thời gian, sức lực của tuổi trẻ chỉ để làm một điều – “tồn tại”.
Bạn đang sống hay tồn tại
Tìm kiếm một công việc mình yêu thích
Warren Buffet từng nói “Những người tìm thấy đam mê trong cuộc sống là những người may mắn nhất”.
Có bao giờ bạn cảm thấy thơi gian ở một thời điểm nào đó trôi nhanh hơn bình thường không? Đó chính là lúc bạn dành toàn bộ năng lượng của bạn cho công việc bạn.
Bạn quên luôn “cả thế giới bên ngoài” đang diễn như thế nào. Đầu óc của bạn chỉ muốn dành hết thời gian cho một thứ: “Công việc yêu thích”.
Bạn sẽ không biết mệt mỏi khi làm công việc bạn yêu thích
Càng yêu thích công việc của mình, bạn càng dành nhiều thời gian cho nó! Nếu bạn có thể tìm được một công việc mình yêu thích, lúc đó bạn mới đang “sống” cho chính bạn.
Mỗi ngày có 24h, bạn dành thời gian trung bình cho công việc là 8h, chiếm 1/3 thời gian một ngày. Cuộc đời bạn kể từ lúc ra trường đi làm, bạn phải dành 1/3 thời gian mỗi ngày. Tức là từ đó trở đi bạn mất 1/3 cuộc đời để dành cho công việc.
Nếu không làm việc vì yêu thích, bạn đã lãng phí hết 1/3 cuộc đời này!
Bạn có là người dậy sớm không?
Người ta nói việc bạn thức sớm, bạn được cấp phát thêm một vài giờ cho quỹ thời gian của mình, (tức 24h+). Khi người khác còn mãi đang mê ngủ, bạn đã thức dậy sớm để làm việc.
Bản thân mình là cũng là người dậy sớm. Mình thích cảm giác yên tĩnh một mình và nhớ đó, chất lượng công việc mình làm cũng được cải thiện rất nhiều.
Người ta thường nói: “1 giờ làm việc buổi sáng tương đương với thời gian bạn làm việc cả buổi chiều”. Đó cũng là lý do mà rất nhiều người thành đạt là những người thức dậy sớm.
Nếu bạn muốn dậy sớm mỗi ngày, bạn phải tự tạo cho mình động lực để dậy sớm. Lúc đầu có thể vài ngày đầu bạn chưa quen, nhưng tin mình đi vì mình đã áp dụng thành công thì bạn cũng có thể.
Không có điều gì là dễ dàng cả, tất cả đều phải trải qua khổ luyện. Nếu bạn muốn thay đổi bản thân, bạn cũng phải suy nghĩ như vậy. Đừng mê ngủ nữa…
Nếu bạn muốn ngủ, sau này khi chết bạn sẽ được ngủ mãi mãi. Còn bây giờ bạn phải thức dậy để làm những điều bạn cón đang dang dở.
Hoặc là ngủ với những giấc mơ, hoặc là đứng dậy và thực mơ ước
Bạn phải biết cách quản trị công việc
Quản lý thời gian khôn ngoan không phải là lắp đầy thời gian rãnh của bạn, cái mà bạn chú trọng đó chính là hiệu suất công việc.
Bạn phải biết cách nâng cao hiệu suất công việc mà bạn đang làm. Một người chỉ làm việc 2h nhưng hiệu suất có thể gần bằng một người đi làm 8 tiếng.
Khoảng thời gian 6 tiếng còn lại bạn có thể làm vô số những công việc khác. Làm ít thôi, nhưng hiệu quả. Đó là cách quản lý thời gian mà bạn cần phải biết.
Các bước nâng cao hiệu suất công việc:
1. Lên danh sách công việc cần làm
Thành công được quyết định bởi những việc làm vô cùng nhỏ
Trước khi bắt tay vào làm việc, bạn cần phải lên danh sách các công việc cần làm và deadline. Bạn phải sắp xếp nó theo thứ tự quan trọng nhất thì làm trước. Việc này sẽ giúp bạn định hình được công việc cần làm trong ngày, tránh sự xao nhãn vào những công việc lặt vặt vô ích khác!
2. Làm chuyên tâm một công việc trong một khoảng thời gian
Nếu công việc của bạn không cần các thiết bị điện tư như laptop, điện thoại, … thì hãy đem chúng để ở một nơi nào đó mà bạn không phải bận tâm về nó. Đừng xem thường công việc này vì đây là những thứ được xếp vào danh sách những thứ làm bạn mất tập trung nhất.
Nếu công việc của bạn cần sự hỗ trợ của nó thì khi làm việc, bạn chỉ được phép mở một ứng dụng làm việc trên đó. Khi làm xong công việc này thì chuyển sang công việc khác. Cứ như vậy bạn sẽ thấy hiệu quả bất ngờ.
3. Hãy cài cho mình đồng hồ thông báo kết thúc thời gian làm việc
Mỗi công việc hãy cài đặt một khoảng thời gian cần hoàn thành. Việc này sẽ giúp bạn tránh làm việc quá đà, dẫn đến thiếu hụt thời gian làm việc.
Sẽ có những công việc bạn chỉ cần một khoảng thời gian ngắn, nhưng cũng có công việc bạn cần phải có nhiều thời gian để hoàn thanh hơn. Việc đặt thông báo kết thúc, lúc này bạn chỉ được phép làm trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vậy mà bạn sẽ vô cùng tập trung vào công việc mà mình đang làm.
4. Duy trì và lặp lại 3 bước trên
Cứ duy trì và lặp đi lặp lại 3 bước trên, bạn sẽ thấy một hiệu quả vô cùng bất ngờ. Một khối lượng công việc khổng lồ mà bạn có thể giải quyết chỉ trong một thời gian vô cùng ngắn.
Lời kết
Chúc bạn thành công
Vậy để quản lý thời gian hiệu quả , bạn cần:
1. Lập kế hoạch công việc
2. Không ham việc, chỉ làm việc quan trọng
3. Đi tìm “lý tưởng” cuộc đời
4. Làm việc vì bạn yêu thích nó
5. Học cách làm việc có năng suất
Trên đây là 5 cách mà mình đã áp dụng trong việc quản lý thời gian của chính bản thân mình và cảm thấy rất hiệu quả. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn có một cách nhìn mới về cách để quản trị thời gian, từ đó có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất vào cuộc sống của mình, bạn nhé!
Nếu như có góp ý hoặc câu hỏi nào khác liên quan đến bài viết này của mình, đừng quên để lại lời bình của bạn trong phần dưới đây.
