10 thủ thuật hay khi sử dụng Microsoft OneNote để làm việc

Bạn có bao giờ nghĩ là việc tạo lập thói quen ghi chú khiến công việc, học tập của bạn dễ dàng hơn không? Vâng, kỹ năng ghi chú (Note taking) thực sự cần thiết.

• Ở trường học, chúng ta được dạy cách kẻ một đường thẳng để ghi chú nhưng xem ra đây là một cách không thực sự hiệu quả và cũng không hề “công nghệ” chút nào.
• Đối với những người không còn ngồi trên ghế trường, việc ghi chú vẫn còn theo suốt chúng ta trong công việc, trong những cuộc họp công ty hay thậm chí là khi đi mua sắm.

Nhìn chung thì chúng ta cần một cách ghi chú tốt hơn, hiệu quả hơn. Và nếu như bạn muốn làm được điều đó với Microsoft OneNote thì hãy tiếp tục cùng tôi đi tìm hiểu hết các thủ thuật nhỏ cải thiện kỹ năng ghi chú hiệu quả.

Những thủ thuật sử dụng OneNote hiệu quả

Quick Notes (Ghi chú nhanh)

Chắc bạn đã từng nhiều lần tìm kiếm một mảnh giấy nhỏ để viết xuống một vài thứ mà không cần suy nghĩ quá nhiều về nó phải không? Quick Notes (trước đây gọi là Side Notes) là một mảnh giấy điện tử như thế.

Tuy nhiên không hề giống như những mảnh giấy khác bởi vì bạn sẽ không bao giờ làm mất chúng nhờ tính năng lưu tự động của Microsoft OneNote. Để khởi động Quick Notes, có hai cách bạn có thể sử dụng.

Chú ý: Quick Notes có giao diện được tối giản hóa với nền tảng có thể tùy chỉnh được. Bạn có thể click chuột chọn vào hàng nút ở phía trên nếu bạn muốn truy cập vào Ribbon.

Khi cửa sổ OneNote chưa mở

Nhấn chọn Windows + N trên bàn phím. Một cửa sổ Quick Note sẽ xuất hiện giống như một pop-up. Giờ thì bạn có thể gõ đoạn ghi chú vào cửa sổ ghi chú này.

Lặp lại những bước nêu trên cho những Quick Notes mà bạn muốn tạo ra. (Hoặc là sử dụng phím tắt Windows + Alt + N  trên bàn phím). Quick Notes được lưu lại tự động trong phần QuickNotes của sách ghi chú – Notebook.

Khi OneNote đang mở

Bạn hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng phím tắt nêu ở trên, hoặc sử dụng cách khác bằng cách chọn Ribbon >> View > New Quick Note.

Gõ đoạn ghi chú lên cửa sổ ghi chú này. Click chọn ba chấm nhỏ để có thể hiển thị Ribbon. Định dạng đoạn chữ bằng lệnh trên thanh công cụ đang xuất hiện. Lặp loại các bước nêu trên để thêm bất kỳ Quick Notes nào khác bạn muốn.

Điều tuyệt vời nhất của Quick Notes đó chính là bạn có thể làm nổi bật chúng hoặc làm mờ đi. Tất cả những ghi chú nhanh này được lưu trữ lại một cách tự động trong phần Ghi chú không xác định được mặc định trong Notebook. Bạn có thể truy cập vào đó và sắp xếp lại các ghi chú này.

Gắn Quick Notes vào Desktop

Việc gắn Quick Notes lên màn hình Desktop giúp cho bạn lưu giữ lại những cửa sổ ghi chú nhỏ và chèn thêm những ghi chú từ bất kỳ ghi chú nào mà bạn đang thực hiện. Ví dụ như một cửa sổ duyệt đang mở.

Để thực hiện việc gắn Quick Notes lên màn hình, bạn có thể click chọn ba nốt nhỏ để hiển thị Ribbon. Sau đó chọn View > Always on Top. Đây giống như một “sticky note” (ghi chú được gắn).

Kéo thả bất kỳ một nội dung được lựa chọn nào. Sau đó OneNote sẽ tự động lưu lại với đường dẫn nguồn của nó. Sau đây là một số những phím tắt của Microsoft OneNote bạn có thể sử dụng để ghi chú nhanh:

• CTRL+1: tạo nhanh danh sách to-do list,
• ALT+SHIFT+F: để chèn thời gian và ngày tháng hiện tại,
• CTRL+PERIOD: chèn chuỗi – danh sách những bullet (ký hiệu tự động),
• CTRL+SLASH: tạo danh sách số, hoặc
• ALT+SHIFT+RIGHT ARROW (hoặc sử dụng phím TAB): để tạo một bản sao hoặc phác thảo ý tưởng của bạn

Truy cập vào OneNote với phím tắt

Bất kỳ một ghi chú nào được tạo ra trong Microsoft OneNote có thể được dẫn trực tiếp bởi phím tắt. Bạn có thể tạo một vài phím tắt ghi chú trên màn hình và để tăng tốc việc sử dụng chương trình ghi chú.

Trong OneNote, click chuột vào thanh Tab page hoặc Tab section mà bạn muốn chọn phím tắt để truy cập nhanh. Lựa chọn Copy Link to Notebook (Sao chép đường dẫn tới Notebook), Copy Link to Section (sao chép đường dẫn tới Section), hoặc Copy Link to Page (Sao chép đường dẫn tới Page).

Chọn tới màn hình desktop. Click chuột phải trên màn hình. Sau đó lựa chọn New > Shortcut. Trong hộp vị trí, nhấn chọn Ctrl-V  để dán siêu lên kết OneNote.

Chọn Next. Đặt tên cho phím tắt để thể hiện chức năng của nó. Click chọn Finish Click chuột phải chọn biểu tượng phím tắt và chọn Properties. Sau đó chọn hộp Shortcut Key và chọn tổ hợp phím bạn muộn chọn làm phím tắt.

Chọn Ghi chú được liên kết

OneNote thực sự là một ứng dụng tương thích với những ứng dụng Microsoft Office khác. Hai tính năng giúp cho bạn sử dụng ứng dụng này cùng với những ứng dụng Office.

Đính vào Desktop. Tương thích vào bất kỳ một cửa sổ khác bằng việc đính OneNote vào màn hình. Sử dụng phím tắt CTRL+ALT+D  hoặc chọn to Ribbon > View > New Docked Window.

Trong ảnh chụp màn hình phía dưới, bạn sẽ phải lưu ý rằng tôi đã tạo một nút trên Quick Access Toolbar.

Bằng việc liên kết OneNote tới Internet Explorer, Word, PowerPoint, và thậm chí những trang OneNote khác, bạn có thể ghi chú trong OneNote cùng lúc sử dụng những chương trình khác. Cả hai tệp này được tự động liên kết với nhau trong bất cứ tìm kiếm nào.

Với việc thực hiện liên kết bạn không cần phải thực hiện copy- paste thủ công như trước. Bên cạnh đó, bạn có thể tham chiếu tới những ghi chú hoặc những tài liệu quan trọng bằng việc click chọn đường dẫn.

Ví dụ: Trong chương trình Microsoft Office 2016, bạn có thể theo dõi những thảo luận và những ý tưởng về tài liệu cũng như trình diễn với Linked Notes (Ghi chú liên kết).

Mở chương trình Word, PowerPoint hoặc OneNote, Click chọn Review >> Linked Notes.

Trong hộp thoại Select Location, chọn nơi lưu trữ của trang ghi chú mới và chọn OK.

Click chọn Stop Taking Linked Notes  (Ngưng Ghi chú liên kết) khi bạn muốn tạm dừng/kết thúc việc ghi chú.

Bạn có thể đã đọc bài viết cách thực hiện Ghi chú liên kết trong Microsoft Word 2010 và OneNote 2010. Quy trình tương tự cũng được thực hiện trong Microsoft Office 2016.

Ghi chú nhanh với Giọng nói của bạn

OneNote được cung cấp miễn phí trên mọi nền tảng. Bạn có thể ghi chú (và ghi chú giọng nói) với ứng dụng màn hình Windows và ứng dụng trong Windows Phone, Apple iPad, iPhone và cả Android. Trong ứng dụng màn hình, bạn có thể đồng bộ những ghi chú bằng âm thanh thực sự rất hữu ích trong công việc.

Bạn có thể kết hợp những ghi chú thông thường với những ghi chú bằng âm thanh. Một khi bạn đang xem ghi chú của bạn, bạn có thể nhảy nhanh tới vị trị của đoạn ghi âm bạn muốn ghi chú.

Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm chữ trong đoạn ghi âm. Việc tìm kiếm phụ thuộc nhiều vào chất lượng của file ghi âm. Để mở chế độ tìm kiếm âm thanh:

Click File > Options > Audio & Video. Ở phía dưới phần Tìm kiếm Âm thanh, lựa chọn Enable searching audio and video recordings for words (Cho phép tìm kiếm âm thanh và video bằng chữ) sau đó click  chọn OK.

Với sự trợ giúp của ứng dụng di động, bạn có thể chỉ cần báo cho OneNote những gì bạn cần và chúng sẽ tự động tìm kiếm Quick Notes. Việc ghi chú của bạn được mở rộng với Cortana trong Windows 10, Windows Phones, Siri trong iPhones, và Google Now trong Androids.

Ghi chú Email

Bạn có thể sử dụng địa chỉ email để gửi bất kỳ nội dung nào từ hộp thư đến cụ thể tới OneNote. Tính năng này được giới thiệu trong phiên bản Microsoft OneNote 2016 và đây là cách bạn có thể thiết lập nó trong chớp mắt từ trang OneNote Email Settings.

Trang Blog của Microsoft có viết nói rằng đây là cách tốt nhất để chuyển tiếp người nhận, ghi chú nhật ký du lịch hoặc các tài liệu mà bạn muốn lưu trữ trong hộp thư của bạn. Bởi vì OneNote được đồng bộ cho nên những ghi chú của bạn sẽ xuất hiện trên mọi nền tảng mà bạn sửu dụng chúng.

Gửi tới OneNote từ Chrome

Microsoft OneNote kết hợp hoàn hảo với Internet Explorer. Tuy nhiên dường như ngày nay không mấy ai mặn mà với Internet Explorer nữa mà thay vào đó chúng ta sử dụng Chrome được dẫn tới OneNote Clipper. Việc chụp lại bất kỳ nội dung nào đó từ trang web nào đó với tiện ích mở rộng và sau đó gửi nó tới phần cụ thể trong OneNote.

Phiên bản mới của Clipper đã được thiết kế lại giao diện người dùng, lựa chọn địa điểm và cả vùng cắt trong Chrome.

Ghi chú từ Edge

Clipper được giới thiệu toàn bộ trong Chrome. Nhưng với Windows 10, chúng ta có Microsoft Edge để tiếp tục trải nghiệm. Trình duyệt mới mẻ này có một cây bút chì việc một bút sáng màu để giúp bạn ghi chú trình duyệt. Bạn sau đó có thể lưu những trang chú thích trong OneNote, Yêu thích, danh sách ghi âm trong Microsoft Edge.

Chụp màn hình Clips và chú thích

Screen Clipper là một trong những cách nhanh để chụp lại các thông tin trực quan với OneNote. Chụp lại màn hình từ bất kỳ phần nào màn hình máy tính và thêm chúng như một bức ảnh trong ghi chú của bạn.

Để truy cập vào màn hình, bạn hãy tới Ribbon > Insert > Screen Clipping. Màn hình sau đó sẽ mờ dần và bạn có thể sử dụng chuột và ngón tay để chọn những vùng để chụp.

Hơn thế nữa: Với biểu tượng Quick Note khay hệ thống One Note, bạn có thể tạo ra những clip màn hình mà không phải mở của sổ chính của OneNote.

Sử dụng công cụ Draw (Vẽ) để chú thích cho ảnh chụp màn hình của bạn.

Cách nhanh nhất để chụp ảnh

Cách nào nhanh hơn việc chụp lại một bức ảnh nhanh của bảng trắng hoặc một bảng chữ viết? Office Lens là máy quét của OneNote để có được ảnh chụp nhanh khi bạn quá lười biếng để ghi chú. Office Lens có ba chế độ để xóa bỏ ảnh chụp của bạn.

Việc kết hợp tính hữu dụng của Office Lens với chức năng OneNote’s OCR để sắp xếp lại những thông tin từ scan gọn dàng tới ghi chú của bạn. Office Lens có sẵn cho Android, và iOS.

Lời kết

Bài viết trên đây chia sẻ về các thủ thuật giúp bạn nâng cao hiệu suất khi sử dụng Microsoft OneNote. Đừng quên chia sẻ cùng bạn bè cũng như để lại bình luận nhé!

Chúc bạn thành công!