Deadline là gì? Cách xây dựng Deadline hiệu quả với SMART

Chắc chắn bạn đã từng nghe mọi người nói “Deadline là bao giờ?, “Sắp đến Deadline rồi”, “Đang chạy Deadline, bận lắm” đúng không? Và bạn mông lung không biết từ đó có nghĩa là gì, tại sao nhiều người dùng từ đó vậy mà mình lại gà mờ không biết?

Đừng tự trách mình, rất nhiều người cũng không biết nghĩa của nó là gì và còn bị nhầm lẫn với Dateline nữa. Nếu bạn muốn tìm ra lời giải đáp cho vấn đề này, hãy đọc tiếp bài viết nhé!

Deadline là gì? Phân biệt Deadline và Dateline

Deadline là gì?

Deadline là thời hạn kết thúc, bạn phải hoàn thành công việc được giao trước thời hạn này. Hiện nay, Deadline được sử dụng rất phổ biến, hầu hết trong mọi công việc, mọi ngành nghề. Chính vì vậy mà bạn thấy ai cũng nói Deadline dù họ làm những công việc khác nhau.

Deadline được sử dụng để tạo động lực cho bạn hoàn thành công việc tốt hơn. Trong một công ty, việc cấp trên áp Deadline cho nhân viên là để đốc thúc, thúc đẩy nhân viên cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn với kết quả tốt nhất, đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tuy nhiên, khi mà khối lượng công việc quá nhiều thì Deadline lại trở thành nỗi sợ, nỗi ám ảnh khiến mọi người mất ăn, mất ngủ vì phải chạy Deadline, sợ trễ Deadline. Thêm nữa, nhiều người áp Deadline quá vô lý, không thực tế và yêu cầu người khác phải làm theo thời hạn đó khiến Deadline dần dần bị mặc định hiểu theo nghĩa tiêu cực.

Phân biệt Deadline với Dateline

Dateline là mốc thời điểm bắt đầu công việc. Nó cũng chỉ một mốc thời gian nên hay bị nhầm với Deadline. Thế nhưng hai từ này hoàn toàn trái ngược nhau, Dateline là thời điểm bắt đầu còn Deadline là thời điểm kết thúc.

Tại sao cần có Deadline

Deadline là cần thiết đối với mọi công việc, không riêng biệt một ngành nghề cụ thể nào cả. Dưới đây là một số lợi ích của việc đặt ra Deadline:

1. Deadline giúp sắp xếp công việc khoa học hơn

Khi có Deadline, bạn phải cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn, thời hạn Deadline không cho phép bạn trì hoãn. Vì vậy, muốn đạt được kết quả tốt nhất và đúng hạn, buộc bạn phải tự tìm cách sắp xếp công việc khoa học, trình tự rõ ràng, cụ thể.

Có như vậy, bạn mới biết được việc nào cần làm trước, việc nào làm sau và kết quả cần đạt được của mỗi việc nhỏ đó để cuối cùng hoàn thành mục tiêu lớn nhất.

2. Deadline giúp giúp nâng cao hiệu suất làm việc

Hiệu suất làm việc là khối lượng và kết quả công việc bạn làm được trong một khoảng thời gian nhất định. Trong trường hợp không có Deadline, bạn sẽ không bị áp lực phải hoàn thành công việc đúng hạn. Do đó, bạn có thể trì hoãn không làm, thích làm lúc nào thì làm, không thích thì nghỉ.

Lúc này, rõ ràng trong khoảng thời gian dài bạn chỉ làm được khối lượng công việc rất ít, hiệu suất công việc thấp. Ngược lại, nếu có Deadline, bạn sẽ có áp lực phải hoàn thành đúng hạn, sẽ tập trung làm việc hơn, chắc chắn hiệu suất sẽ cao hơn.

3. Deadline giúp bạn tập trung làm việc

Điều này rất dễ hiểu mà đúng không. Muốn hoàn thành công việc đúng hạn, không bị chậm Deadline thì bạn phải tập trung làm việc rồi, thậm chí còn phải tập trung cao độ nữa. Trên thực tế, không có Deadline nào cho phép bạn thảnh thơi cả, nếu không tập trung toàn lực thì sẽ không thể nào kịp Deadline được.

Khi dồn hết tâm trí vào công việc, bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi những việc nhỏ nhặt, vô nghĩa, trong đầu chỉ nghĩ đến làm việc, làm việc và làm việc mà thôi.

Một lý do khiến bạn mất nhiều thời gian hoàn thành công việc hơn đó là sự cầu toàn, muốn mọi thứ phải hoàn hảo nhất. Điều này là đúng, là tốt nhưng đôi khi nó trở thành nỗi ám ảnh, bạn nhìn đâu cũng thấy chưa hài lòng, phải sửa đi sửa lại nhiều lần.

Khi có Deadline, bạn sẽ biết cách cân bằng mọi thứ, biết bỏ qua những lỗi nhỏ, kết quả tốt mà nhanh còn hơn hoàn hảo mà lâu, tất cả vì mục tiêu làm sao để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất và quan trọng là – phải kịp Deadline.

4. Deadline giúp công việc đạt kết quả tốt hơn

Deadline giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được, chia nhỏ công việc và sắp xếp chúng một cách khoa học nhất; khiến bạn tập trung năng lượng, sự chú ý vào công việc, không bị sao lãng; từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc và đạt kết quả tốt hơn.

Deadline cũng giúp bạn thành công hơn trong sự nghiệp, được thăng chức, tăng lương,.. Khi bạn luôn hoàn thành tốt công việc được giao trước thời hạn, bạn sẽ được cấp trên coi trọng, đây cũng là một điều kiện để xét tăng lương. Nếu bạn giữ đúng phong độ trong thời gian dài, chắc chắn bạn sẽ được thăng chức, không có công ty nào muốn đánh mất một nhân viên như vậy cả.

Những sai lầm khi sử dụng Deadline

1. Quá nhiều Deadline cùng lúc

Đây là vấn đề mà nhiều người thường xuyên gặp phải. Bạn sẽ gặp khó khăn để hoàn thành tốt công việc đúng hạn khi mà có quá nhiều Deadline dồn dập cùng một lúc, hay còn gọi là chồng chéo Deadline.

Khối lượng công việc quá lớn sẽ làm bạn bị rối, không biết thực hiện việc nào trước, việc nào sau, cộng thêm nỗi lo bị chậm Deadline có thể khiến bạn bị stress nặng nề. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả công việc cũng như bảo vệ sức khỏe của bản thân, hãy biết cách sắp xếp Deadline hợp lý.

2. Tạo Deadline không thực tế

Deadline không thực tế là Deadline có thời hạn quá ngắn, không hợp lý hay yêu cầu kết quả quá cao so với thời gian quy định. Đồng ý rằng Deadline giúp bạn tập trung vào công việc, thúc đẩy bạn hoàn thành công việc nhanh chóng.

Tuy nhiên, thời hạn Deadline không thực tế thì bạn có “vắt chân lên cổ mà chạy” cũng không thể kịp được, nếu kịp thì cũng không đạt kết quả cao. Mặt khác, nó còn tạo áp lực lớn, gây stress, ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần.

Cách xây dựng Deadline hiệu quả

1. Sử dụng quy tắc SMART

Quy tắc SMART.

Trong SMART thì S – Specific (cụ thể), M – Measurable (đo lường được), A – Attainable (khả thi), R – Relevant (thực tế), T – Time Bound (thời hạn).

Có thể hiểu đơn giản như sau, khi xây dựng Deadline, cần phải đặt ra những mục tiêu cụ thể và kết quả cần đạt đạt được cho những mục tiêu đó, kết quả này có thể đo lường được; các mục tiêu phải rõ ràng, có tính khả thi, có thể thực hiện được và phải thực tế, cuối cùng là phải xây dựng được kế hoạch và sắp xếp thời gian thực hiện khoa học, hợp lý.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo lại bài viết về cách mà mình có sự cân bằng giữa công việc và thể thao để đạt được một tinh thần tốt nhất mà từ đó đã có những chuyển biến rất tích cực trong công việc của mình trong bài viết này.

2. Có chế độ thưởng – phạt phù hợp

Thưởng – phạt là việc cần thiết nếu muốn xây dựng một Deadline hiệu quả. Phần thưởng hấp dẫn sẽ cổ vũ tinh thần làm việc của nhân viên, giúp họ làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Phạt khiến mọi người ghi nhớ lỗi của mình để lần sau làm việc tốt hơn, không mắc sai lầm nữa.

Lời kết

Trên đây là tất cả những điều cần biết về Deadline: Deadline là gì, Tầm quan trọng và lợi ích của Deadline, những sai lầm và cách để xây dựng một Deadline hiệu quả. Cái gì cũng có ưu điểm và nhược điểm của nó, nếu biết hạn chế nhược điểm và phát huy tối đa ưu điểm thì Deadline sẽ giúp bạn quản lý công việc tốt hơn và đạt kết quả cao nhất.

Hy vọng bài viết này sẽ mạng lại những thông tin hữu ích dành cho bạn, nếu có thắc mắc hoặc cần góp ý nào khác dành cho bài viết thì đừng quên để lại lời bình của bạn trong phần dưới đây.