Phần mềm quản lý quán cà phê – Khoản đầu tư thiết yếu giúp tiết kiệm chi phí

Việc chú ý đến các chi tiết để đảm bảo chất lượng, doanh thu và lợi nhuận nhất quán không hề đơn giản. Trong khi các chủ quán cafe bị thu hút bởi các nhà thiết kế kiến ​​trúc để tạo ra không gian hoàn hảo và môi trường thoải mái. Họ hầu như bỏ qua khía cạnh quan trọng nhất của việc điều hành hoạt động kinh doanh này, đó chính là quản lý quán cafe. Những lợi ích to lớn khi sử dụng các Phần mềm quản lý quán cà phê là gì? Hãy cùng chúng tôi – iPOS.vn tìm hiểu ngay sau đây.

Quản lý chấm công cho nhân viên quán cafe

Theo dõi hiệu suất và sự chuyên cần của nhân viên là một công việc cực kỳ khó khăn nếu được tiến hàng theo cách thủ công. Rất may, với các Phần mềm quản lý quán cà phê, bạn có thêm lợi ích là quản lý thời gian và ca làm của tất cả nhân viên trong quán một cách chính xác nhất.

Ngoài ra, các cách quản lý truyền thống như sử dụng bảng tính Excel, hợp đồng in và tờ giấy đang dần bị loại bỏ theo thời gian. Các chủ nhà hàng và quán cà phê đã trở nên thông minh hơn trước đây và với một chút đầu tư về mặt công nghệ. Giờ đây họ có thể làm tất cả những gì cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Bởi vì với một hệ thống quản lý tốt sẽ giảm thời gian, chi phí và nỗ lực trong việc quản lý nhân viên quán. Dưới đây là một số tính năng của phần mềm quản lý quán cafe điển hình. Được tích hợp để giúp việc quản lý nhân viên dễ dàng hơn:

• Cập nhật ca làm của nhân viên
• Bảng chấm công nhân viên
• Báo cáo thời gian nghỉ của nhân viên
• Lập kế hoạch cho nhân viên làm việc trong tuần, tháng.

Kiểm soát hàng tồn kho trong quán

Sự thành công của quán cà phê sẽ phụ thuộc vào cách bạn mua, lưu trữ, quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho của mình. Điều này có thể được tiến hành bằng cách phân tích nhu cầu từ khách hàng và nguồn cung từ nhà cung cấp. Hàng tồn kho cũng là một trong những khoản chi phí trực tiếp lớn nhất của một quán café và là một trong những khoản cần được theo dõi thường xuyên.

Nắm bắt kịp thời về hàng tồn kho của bạn, chẳng hạn như số lượng đã được mua, sử dụng, số lượng hết hạn, các nguyên liệu có sẵn trong kho, trong quầy, v.v. Nhờ đó có thể tiết kiệm nguyên liệu khỏi bị lãng phí và hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn để hiểu và phục vụ yêu cầu của khách hàng theo cách tốt hơn.

Hãy nhớ rằng, việc lãng phí nguyên liệu sẽ tạo nên  một khoản chi phí rất lớn cho bất kỳ nhà kinh doanh nào. Tiết kiệm nguyên liệu sẽ giúp tiết kiệm tiền và tăng lợi nhuận. Đây là mục tiêu của một phần mềm cao cấp giúp quản lý quán cafe.

Theo dõi Bán hàng và doanh thu

Bán hàng là một khía cạnh đầy thách thức để theo dõi và duy trì. Từ việc khách hàng chi tiêu bằng tiền mặt và thẻ tín dụng để hạch toán chi phí, thuế và lợi nhuận, bạn cần một phần mềm quản lý bán hàng để làm tất cả điều này.

Bên cạnh đó, nhiều phần mềm còn tích hợp với hệ thống đặt hàng trên máy tính bảng và hệ thống quản lý POS. Mọi thứ sẽ được sắp xếp hợp lý. Khi người phục vụ nhận đơn đặt hàng, họ sẽ thực hiện trên máy tính bảng, được tích hợp trong thời gian thực với phần phụ trợ để theo dõi chi phí, doanh thu và bán hàng. Bạn có thể tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để biết doanh thu bán hàng từ từng món trong menu, doanh số bán hàng bằng tiền mặt hoặc doanh số bán hàng qua thẻ và nhiều hơn nữa.

Phần mềm quản lý bán hàng  giúp xử lý thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ

Trong khi tiền mặt vẫn chiếm ưu thế trên thị trường khi thực hiện các giao dịch, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng thẻ tín dụng. Do đó, điều quan trọng là phải cung cấp đầy đủ các dịch vụ phù hợp với tất cả các loại khách hàng. Vì điều này sẽ tác động đến lợi nhuận cuối cùng, tức là doanh thu bán hàng. Phần mềm bán hàng ở đây sẽ có thể xử lý việc bán hàng bằng thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ và tiền mặt.

Lập Báo cáo Tài chính của quán cafe dễ dàng hơn

Với sự giúp sức của các phần mềm quản lý, bạn sẽ có thể tạo các báo cáo tài chính hàng tuần và hàng tháng để theo dõi chi phí, doanh thu, thuế, tiền lương, hàng tồn kho và nhiều hơn nữa. Với một tính năng như vậy, tất cả các số liệu cần thiết có thể được truy cập ngay lập tức thông qua hệ thống, và điều này như mong đợi sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Khả năng truy cập vào các dữ liệu đám mây

Với phần mềm để quản lý quán cafe, bạn có quyền truy cập vào dữ liệu đám mây thông qua hệ thống. Theo đó mọi thứ được thực hiện và lưu trữ trên đám mây. Bạn không phải lo lắng về sự an toàn, khả năng truy cập máy chủ và bảo mật cho dữ liệu của mình.

Trong khi đầu tư vào không gian, môi trường và chất lượng thực đơn chắc chắn sẽ giúp quán cafe phát triển một cách lâu dài, thì việc đầu tư vào công nghệ cũng đóng một vai trò quan trọng không kém. Cho dù đó là một chuỗi quán cafe lớn hay nhỏ thì việc có một hệ thống Phần mềm quản lý quán cà phê tự động sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của mình.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết, qua bài viết IPOS.VN mong các bạn có thể đạt được những kiến thức tốt nhất.