5 bước trong quy trình xử lý đơn hàng nhanh chóng mà hiệu quả

Trong một thế giới ngày càng kỹ thuật số, việc thương mại điện tử là một trong những ngành phát triển nhanh nhất là điều đương nhiên. Để theo kịp nhu cầu đó, các công ty cần cải thiện quy trình xử lý đơn hàng – hành trình từ khi đặt hàng đến khi giao hàng – để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và từ đó là lòng trung thành.

5 bước trong quy trình xử lý đơn hàng

Quá trình xử lý đơn hàng bao gồm năm bước chính từ đặt hàng đến giao hàng — và đôi khi tiếp tục diễn ra nếu khách hàng bắt đầu quy trình trả lại hàng. Nhưng điều gì thực sự xảy ra trong khi đơn hàng đang được xử lý? Dưới đây là bảng phân tích quy trình làm việc điển hình:

Đặt lệnh

Khi doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, chi tiết đơn hàng (bao gồm mặt hàng, số lượng mặt hàng, chi tiết giao hàng và địa chỉ giao hàng) thường được gửi đến hệ thống quản lý đơn hàng. Nếu công ty có nhiều trung tâm xử lý đơn hàng hoặc địa điểm kho hàng, OMS sẽ tự động xác định vị trí

kho thích hợp để vận chuyển, dựa trên địa chỉ giao hàng và tình trạng sẵn có của mặt hàng. Điều này giúp giảm thời gian vận chuyển và chi phí giao hàng. Trong một số trường hợp, một đơn hàng có nhiều mặt hàng có thể được thực hiện từ nhiều địa điểm kho để đảm bảo giao hàng nhanh hơn.

Ví dụ: nếu một trung tâm thực hiện không dự trữ một mặt hàng nhất định hoặc mặt hàng đó hết hàng, khách hàng có thể nhận hai lô hàng từ hai địa điểm khác nhau để họ không phải đợi mặt hàng được bổ sung thêm.

Tham khảo: Cách đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng TMĐT

Chọn hàng tồn kho

Quá trình thu thập một số lượng mặt hàng nhất định từ hàng tồn kho để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Việc lấy đơn hàng phải là một quy trình được kiểm soát chặt chẽ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng — các đơn hàng được chọn chính xác càng sớm thì chúng càng được đóng gói và vận chuyển sớm hơn.

Để chọn đơn hàng một cách hiệu quả, các tổ chức thường sử dụng các chiến lược lấy hàng khác nhau.

• Chọn hàng: Trong đó mỗi người lấy hàng thu thập các sản phẩm cần thiết cho một đơn hàng tại một thời điểm.
• Chọn khu vực: Trong đó mỗi người lấy hàng chịu trách nhiệm chọn các mặt hàng trong một khu vực của kho. Tất cả các mục được đối chiếu cuối cùng.
• Chọn hàng loạt: Trong đó người lấy hàng thu thập sản phẩm cho nhiều đơn hàng cùng một lúc, theo đợt.

Việc chọn hàng có thể được thực hiện thủ công bằng cách sử dụng phiếu chọn hàng và bảng tính hoặc tự động sử dụng mã vạch và máy quét hoặc thậm chí là robot hoặc máy móc chọn hàng.

Sắp xếp

Đây là khi các vật phẩm đã chọn được phân loại theo điểm đến của chúng. Ví dụ: nếu sử dụng chiến lược chọn theo khu vực hoặc theo lô, thì mỗi mặt hàng phải được sắp xếp theo thứ tự tương ứng trước khi có thể đóng gói và vận chuyển.

Phân loại là một bước thiết yếu hướng tới sự chính xác và sự hài lòng của khách hàng vì đây là thời điểm hoàn hảo để công nhân đảm bảo tất cả các mặt hàng đã đặt hàng đều có mặt và ở tình trạng tốt để vận chuyển.

Đóng gói

Quá trình đóng gói bảo vệ các mặt hàng vào các hộp vận chuyển thích hợp. Quá trình đóng gói cũng bao gồm việc cân các gói hàng và dán nhãn kèm theo địa chỉ của người nhận cũng như mọi hướng dẫn giao hàng cần thiết.

Cho dù các mặt hàng được đóng gói trong bao bì tùy chỉnh hay hộp vận chuyển dạng sóng đơn giản, điều quan trọng là phải ưu tiên các kích thước và trọng lượng có thể dễ dàng xử lý và tiết kiệm chi phí.

Vận chuyển

Quá trình vận chuyển đơn hàng đến đích cuối cùng. Đơn đặt hàng có thể được vận chuyển trực tiếp đến khách hàng hoặc trước tiên chúng có thể được hợp nhất với các đơn hàng khác sẽ đến các địa điểm lân cận để cắt giảm chi phí và giảm thiểu tổng số lượng lô hàng.

Nếu các đơn hàng được hợp nhất, nhiều đơn hàng thường được vận chuyển với cùng một hãng vận chuyển và sau đó được chuyển tiếp đến các địa điểm cụ thể nếu cần. Khi vận chuyển, điều quan trọng là phải sử dụng hệ thống theo dõi đáng tin cậy để bạn — và khách hàng của bạn — có thể theo dõi đơn hàng.

Sau khi giao hàng, doanh nghiệp thường liên hệ với khách hàng để đảm bảo sự hài lòng hoặc giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến sản phẩm đã mua. Nếu các bước xử lý đơn hàng được thực hiện hiệu quả – nghĩa là tất cả các mặt hàng đều được giao chính xác, kịp thời và an toàn – khách hàng sẽ có nhiều khả năng hài lòng hơn.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng cho các doanh nghiệp có gian hàng online

Với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng quản lý sản phẩm nhập về bán online dần xuất hiện, hỗ trợ các chủ shop, trong đó nổi bật có BizShop. Đây là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh online toàn diện.

Ứng dụng này tập trung kênh bán, nguồn bán và chăm sóc khách hàng trên cùng một nền tảng. Với thao tác đơn giản, giao diện gọn gàng giúp các ông chủ, bà chủ tăng tối đa hiệu suất kinh doanh online của mình. Tìm hiểu thêm về BizShop tại đây